Die Stadt Aalen treibt die Digitalisierung mit Nachdruck voran. Dezernatsübergreifend wird aktuell eine Digitalisierungsstrategie für die Stadtverwaltung und ihre Beschäftigten erarbeitet. Auch vor dem Hintergrund des demografischen Wandels sollen Verwaltungsprozesse hinsichtlich ihres Digitalisierungspotentials geprüft werden. Wo können IT-Anwendungen
oder KI-Tools den Arbeitsalltag erleichtern? Verwaltungshandeln soll sowohl für Bürgerinnen und Bürger, aber auch für die Mitarbeitenden der Stadt einfacher, schneller und noch effizienter gestaltet werden. Dabei werden digitale Prozesse eine wesentliche Rolle spielen.
Bei einem Workshop unter Federführung des Dezernats III wurden jetzt mit allen Fachämtern der Stadt die Meilensteine für die Strategieplanung erarbeitet. „Damit sind wir dem Ziel einer umfassenden Verwaltungsdigitalisierung einen wichtigen Schritt nähergekommen“, bilanzierte Bürgermeister Bernd Schwarzendorfer das Ergebnis der zweitätigen Arbeitssitzung.
Die Umstellung auf digitale Prozesse bringe in der Verwaltung viele Vorteile. Selbstverständlich seien bereits jetzt digitale Lösungen in allen Fachämtern im Einsatz. „Wo es sinnvoll ist, für mehr Effizienz und schnellere und einfache Prozesse sorgt, haben wir bereits umfassende IT-Lösungen umgesetzt und wollen das auch in Zukunft so handhaben“, betont Schwarzendorfer. Bei vielen Aufgaben sei eine digitale Unterstützung gar nicht mehr wegzudenken. Nun sei das Ziel aber noch höher zu stecken, um letztendlich komplett digital und medienbruchfrei zu arbeiten.
Im Verlauf des Workshops wurden die bereits im Einsatz befindlichen Anwendungen herausgestellt und ihr Wirkungsgrad analysiert. Der regelmäßige Erfahrungsaustausch und die Evaluation digitaler Prozesse liefert wichtigen Input für die weitere Ausrichtung der städtischen Digitalisierungsstrategie. „Mit der Einführung digitaler Lösungen ist es nicht getan. Jedes Verfahren muss laufend optimiert und an geänderte Rahmenbedingungen angepasst werden, beispielsweise bei neuen gesetzlichen Regelungen oder personellen Veränderungen“, erläutert Robert Gentner, Leiter des Amtes für IT und Digitalisierung bei der Stadtverwaltung.
So habe sich beispielsweise die Anmeldung für die Kinderbetreuung schon seit einigen Jahren mit Hilfe des Tools „Littlebird“ sehr gut bewährt. Auch die Ratsinformation arbeite inzwischen nahezu komplett digital. Sämtliche Beratungsvorlagen und Einladungen zu Gemeinderatssitzungen werden nur noch digital versandt und stehen interessierten Bürgerinnen und Bürgern rund um die Uhr online unter aalen.de zur Einsicht zur Verfügung. Digitale Lösungen erleichtern so nicht nur den Zugang zu Informationen, sondern ermöglichen auch eine bessere Kommunikation mit der Verwaltung. Zuletzt wurden bei der Stadt Digitalisierungsprojekte wie das elektronische Parkleitsystem, die Online-Bürgerbeteiligung im Metaverse, die Online-Terminvergabe für Bezirksämter und Geschäftsstellen sowie das Online-Bewerbungsportal und eine Onboarding-Plattform für neue Mitarbeitende erfolgreich umgesetzt.
Die Ergebnisse der Arbeitsgruppe sollen nun in einem Strategiepapier zusammengefasst werden, das die Digitalisierung der Verwaltung als umfassendes Thema auch hinsichtlich Kosten und personeller Ressourcen umfassend abbildet. Vorgestellt werden soll das Papier voraussichtlich im Juni im Gemeinderat.
PNr. 039/2025
